Revolutionäre Lösung für 100 % Dokumenten-Schutz

    Data Security System (DSS) bietet eine Reihe von Möglichkeiten zur Kontrolle und Überwachung von vertraulichen Dokumenten, ganz egal wo diese gespeichert sind.

    Egal wie Sie vertrauliche Dokumente heute schützen – in dem Moment in dem Sie irgendeiner Person Zugriff darauf geben, beginnt das Risiko, dass diese Informationen in die Hände Dritter, vielleicht sogar des Mitbewerbs gelangen, oder im Internet frei verfügbar werden.

    Dokumente die einmal Ihren sicheren Speicherort wie DMS, ECM oder Fileserver verlassen haben – können Sie nicht mehr kontrollieren. Wer auch immer diese hat, kann die Dokumente drucken, verändern, Inhalte kopieren und weiter verbreiten. Dabei ist es ganz egal ob dies absichtlich oder versehentlich geschieht – in jedem Fall besteht für Ihr Unternehmen das Schadens-Risiko.

     

    DSS wurde so konzipiert, dass sie all die genannten Situationen immer kontrollieren und ihre vertraulichen Informationen sicher sind.

    Immer.

    Überall.

    Jederzeit.

    Wie schützt DSS?

    Von dem Moment an, in dem Sie DSS einsetzen, können Sie vertrauliche Dokumente aus allen MS Office Anwendungen heraus automatisch 2 x 256 Bit AES verschlüsselt speichern. Dabei können Sie Ihre Dokumente weiterhin so speichern, wie sie es heute bereits tun – auf Ihrem Computer, Ihrem Server, in ihrem ECM/DMS oder MS SharePoint.
    Bei jedem anklicken eines MS Office Dokumentes, welches mit DSS geschützt wurde, wird jetzt immer direkt vor der Anzeige geprüft, ob dieser Benutzer, von diesem PC, an diesem Ort, dieses Dokument verwenden darf. Gleichzeitig mit dem Öffnen des Dokuments in der jeweiligen MS Office Applikation, werden die Funktionen, die dem Anwender jetzt nicht gestattet werden, deaktiviert  – wie zum Beispiel das Drucken, das Kopieren, das Verändern, das Weiterleiten per E-Mail oder das Zeigen des Dokuments per Web-Konferenztools.

    Wie gehen Personen vor, die vertrauliche Informationen verwenden oder weitergeben wollen?

    Szenario 1: Ein Mitarbeiter kopiert vertrauliche Dokumente auf einen USB Stick oder in seinen privaten Cloud-Speicher

    DSS-Schutz: Mit DSS können Sie zum Beispiel bestimmten Mitarbeitern das Öffnen von vertraulichen Dokumenten nur gestatten, wenn Sie sich innerhalb des Firmen-Netzwerkes befinden oder einen PC oder Notebook der Firma dabei verwenden. So ist es gleich, wo das Dokument letzendlich gespeichert ist. Sobald eine unautorisierte Person ausserhalb der Firma oder mit einem anderen PC das Dokument benutzen will, wird das Dokument nicht geöffnet.
    Mitarbeitern denen Sie vertrauen, können Sie das Verwenden von Dokumenten zwar ausserhalb des Firmennetzwerkes gestatten, jedoch die Möglichkeit zum Ausdrucken, Verändern und Weiterleiten an Dritte deaktivieren.

    Szenario 2: Ein Mitarbeiter möchte vertrauliche Dokumente an Dritte als E-Mail Anhang weiterleiten

    DSS-Schutz: Nur ein Empfänger den sie auf Ihrem DSS Manager als Benutzer angelegt haben, wird ein vertrauliches Dokument überhaupt anzeigen können.

     

    Risiko durch Untreue stoppen

    Sobald sie einem Mitarbeiter oder externen Partner dem sie Dokumente bereitgestellt haben – nicht mehr vertrauen, deaktivieren Sie im DSS Manager diesen Benutzer. Wo auch immer dieser Mitarbeiter Dokumente gespeichert hat – der wird innerhalb von Sekunden keines mehr anzeigen oder irgendwie verwenden können.

    Ausserdem können Sie bereits im Vorfeld feststellen, ob Mitarbeiter mit vertraulichen Dokumenten nicht korrekt umgehen. DSS protokolliert jede Verwendung von vertraulichen Dokumenten. Von welchem Land der Welt oder von welchem PC auch immer irgendein Anwender ein Dokument autorisiert verwendet – wird ein Log-Eintrag im DSS Manager geschrieben, aus dem hervorgeht, WER, WANN, WO, WAS mit einem vertraulichen Dokument tun will.

    Wenn Mitarbeitern zum Beispiel beginnen Dokument-Inhalt zu kopieren, Dokumenten auszudrucken, Bildschirmfotos zu erstellen oder vertrauliche Dokumente anderen übers Internet zeigen – sie erfahren dies sofort und können agieren bevor Schaden entsteht.

    Wichtige Funktionen

    • Verschlüsselt vertrauliche Dokumente mindestens 2 x 256 Bit AES
    • prüft vor jeder einzelnen Verwendung was der Benutzer mit dem Dokument tun darf
    • verhindert unerlaubtes Ausdrucken
    • verhindert unerlaubtes Weiterleiten
    • verhindert unerlaubtes Verändern
    • verhindert unerlaubtes Kopieren von Inhalten (Copy&Paste)
    • verhindert Bildschirmfotos (Screenshots)
    • verhindert unerlaubtes Zeigen von Dokumenten über Webkonferenz-Tools
    • verhindert Verwendung außerhalb der erlaubten Verwendungszeit (Wochentage)
    • verhindert die Verwendung eines Dokumentes vor oder nach einem bestimmten Datum
    • protokolliert jede erlaubte und unerlaubte Verwendung von jedem Ort der Welt