In der heutigen Zeit tauschen Mitarbeiter viele Dokumente und Informationen mit anderen Firmen und Kunden aus. Dabei ist es schwierig, sicherzustellen, dass sicherheitsrelevante Informationen nicht in falsche Hände geraten. Gemäss einem Bericht des amerikanischen Ponemon Institutes wurde in ca. 85% aller amerikanischen Firmen gegen die Vorschriften zur Datensicherheit verstossen. Meist waren die Verursacher ehemalige Mitarbeiter oder Geschäftspartner.

Wird ein Dokument einmal auf einen (mobilen) Computer des Benutzers kopiert, so hat die Firma keinen Einfluss mehr auf die Erstellung von Kopien und deren Weitergabe. Damit besteht auch keine Kontrolle mehr über die Personen, die auf Informationen Zugriff erlangen können. Hat ein Dokument z.B. per Email einmal die Grenzen des Unternehmens verlassen, so verbleibt es ewig ausserhalb des Einflussbereichs der Firma – möglicherweise auch für direkten Zugriff der Konkurrenz oder sogar für die gesamte Welt öffentlich einsehbar im Internet.

Jedes sensible Unternehmens-Dokument ausserhalb des Firmennetzwerks ist ein potenzielles Sicherheitsrisiko, da weder der Zugriff noch die Weitergabe limitiert werden kann.